Una docena de ventajas de la administración electrónica (cortesía de Una Docena De)

Tras publicarlo en el blog “Una Docena de”, transcribimos en nuestro blog el post ya publicado hace unas semanas en el citado sitio web. Sin duda, un placer haber podido colaborar con ellos, que esperemos no sea la última.

 

Suena vacío decir que la administración electrónica ha venido para quedarse. Una frase hecha más, podemos decir. Pero es que es la verdad. Desde que en 2007 se aprobara la Ley 11/2007, que daba cobertura legal a lo que bajo el amparo de otras normativas ya se había empezado a hacer tímidamente por parte de algunas administraciones, mucho ha llovido. Y aunque no siempre la disponibilidad presupuestaria ha hecho posible progresar a toda la Administración al mismo ritmo, sí que es cierto que algo hay, y que no es momento de perder fuelle. Y menos ahora, porque..

1. Aumenta la productividad de las empresas

El hecho de poder realizar trámites, ya sean corporativos o propios de las personas trabajadoras directamente desde la sede de empresa o desde el puesto de trabajo, sin necesidad de desplazarse y perder tiempo en colas y esperas, ya supone una incontestable mejora de cara a optimizar los tiempos dedicados en las empresas a la relación con su administración.

2. Mejora la calidad de vida de las personas

En línea con lo comentado, algo parecido ocurre con la ciudadanía de a pie, en su relación con la Administración. Poder realizar trámites con los órganos administrativos los 365 días del año, a cualquier hora del día, con garantías de seguridad, integridad y autenticidad, incluso en ocasiones sin necesidad de aportar documentos referentes a datos que ya obran en poder de la administración, suponen una gran ventaja. Y en esto de evitar desplazamientos, pienso particularmente en todos aquellas personas con problemas físicos que reducen su movilidad, tercera edad, etc.

3. Contribuye al medio ambiente

Tramitar electrónicamente significa utilizar menos papel, menos impresoras, menos tóner… Y esto, la cosa verde lo nota…

4. Simplifica los trámites administrativos

Cuando se pone en marcha el engranaje de la administración electrónica, se dedica un esfuerzo a simplificar toda la maquinaria burocrática que se había enquistado en la cosa pública durante años porque “siempre se hacía así”. Introducir lo electrónico en la tramitación permite cuestionarse el por qué de las cosas, e induce a innovar en los procesos de gestión, procurando su simplificación.

5. Mejora la productividad de la administración pública

Lo anteriormente dicho, supone una mejora para la ciudadanía, a la que se marea menos, pero también para el personal, que puede dedicar su tiempo de trabajo a algo más productivo y creo que más gratificante,  que el mero hecho de mover papel. Y esto al final, también repercute en la sociedad.

6. Cimenta un nuevo modelo económico

Desde las instituciones europeas se lleva ya tiempo recomendando a sus Estados, a través de orientaciones de distinto tipo, para que aprovechen lo que esta arquitectura digital representa para forjar una nueva economía. Y es que la nueva figura de la identidad electrónica, que se consolida alrededor de la administración electrónica, supone un motor de cambio del modelo económico. Lo que dadas las circunstancias, suena más que bien…

7. Favorece espacios de interacción administración-persona administrada

La administración electrónica supone o puede representar un primer paso hacia estadios superiores de interacción administrativa, donde aquello de la transparencia y la apertura de los datos empiece a cobrar sentido y no se limite a una bonita frase escrita en un papel. Ofrece por tanto una alternativa para que el ciudadano, el o la administrada, pueda aportar y con ello contribuir a una mejor administración.

8. Aumento de la seguridad de los datos sensibles

Estos permanecen en centros de datos, los cuales serán más fácilmente recuperables.

9. Flexibilidad

Permite elegir entre los diferentes canales que se ofertan para la resolución de trámites administrativos. Vamos, que la administración electrónica no es algo impuesto, y la ciudadanía va a seguir contando con los canales tradicionales. Y es importante esta diversificación, para dar cobertura a todas las necesidades y sensibilidades.

10. Facilita el intercambio de información entre las administraciones (interoperabilidad)

Qué cómodo resulta el no tener que aportar el padrón, la fotocopia del DNI… porque ya existe en otra administración y por tanto aquella a la que nos dirigimos puede solicitarlo. Aunque esto también suponga que pudiera llegar a acceder a informaciones que tal vez no nos agraden tanto…

11. Reduce las cargas administrativas, con lo que supone de ahorro tanto para el ciudadanía/empresa como para la administración

Y,  ahorro también para la administración. Lo que en definitiva se traduce en ganar en eficiencia y productividad. O al menos, esa es la idea.

12. Favorece espacios para contribuir a un sector público más abierto y transparente

Ya hemos comentado anteriormente, la administración electrónica representa un paso para una mejor interacción administrativa. Es la oportunidad para salir de la cosa pública de Larra, y alcanzar algo distinto, donde el personal público y la ciudadanía participen por una mejor gestión pública más abierta y transparente. Vale, esto sí que suena a utopía… pero quién sabe hasta dónde podremos llegar..

La Interoperabilidad avanza. Pero, ¿ cómo se percibe?

Si bien es cierto que los servicios de interoperabilidad ayudarán a los gestiones de la ciudadanía ante las administraciones públicas, porque ya no se tendrá que entregar documentación que esté en el ámbito de las administraciones, no es menos cierto que la percepción de la gente de la calle no lo está notando como tal. El uso de la administración electrónica por la o el ciudadano no pasa de ser meramente anecdótica, y en gran parte de debe a la falta de estándares de estos procesos.

La interoperabilidad entre las administraciones facilitará la relación de las y los ciudadanos con la administración, pero hasta que ésta nueva forma de relación no tome un papel relevante en la estructura orgánica de las administraciones no lo notarán.  Ello aporta:

  1. ya no es necesario emitir en papel el certificado oficial inicial (entidad emisora)
  2. tampoco es necesaria una fotocopia de ese certificado (entidad receptora)
  3. deja de tener sentido la fase de cotejo
  4. asegura la calidad de los datos evitando fraudes y errores.

pero las estructuras, o sus sistemas, deben de ser capaces de aprovecharlo para que la ciudadanía  lo perciba.

Informe del OBSAE (Observatorio de la Administración Electrónica) sobre el intercambio electrónico de datos entre la diversas administraciones.
http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_000023404.pdf
Desde eCivis confiamos en ello.

Más tecnología nunca viene mal, pero se necesita otra cosa

No es nuestro objetivo criticar el maravilloso trabajo que, desde su creación, lleva haciendo el INTECO para posicionar al país en una lugar de referencia internacional en cuanto al mundo digital. Probablemente esta aplicación para Android es otro nuevo hito: http://www.inteco.es/pressRoom/Prensa/Actualidad_INTECO/Publicacion_INTECO_DNIe_Droid

Ahora bien, su utilidad, nos referimos a esos servicios que ya están a disposición de la sociedad, no están siendo todo lo interesantes que debieran. A veces, simplemente, habría que preguntarse: si se utilizan. Incluso, si cuando un ciudadano de a pie , o de a click, pretende darles uso –en ese horario extendido del 24*7 que “todo soluciona– puede y no están caídos o simplemente no responden.

Pensamos que una vigilancia activa desde la sociedad, para que estos servicios electrónicos estén disponibles, es el empuje real que necesita hoy en día la nueva sociedad digital. Y, por supuesto, con unas administraciones deseosas por que sus servicios electrónicos funcionen.

Desde eCivis seguimos perseverando en este objetivo. ¿Qué te parece?

¿Son conscientes los ayuntamientos de su realidad electrónica?

Vaya por delante que eCivis no nace con vocación de denuncia,  al menos no de denuncia gratuita. Su vocación es de servicio, por la participación y la transparencia de los servicios públicos. Algo que, con la que está cayendo últimamente, creemos que es un ejercicio más que necesario.

En nuestra periplo por los ayuntamientos, nos hemos encontrado con que en muchas ocasiones, queremos hacer uso de los servicios públicos electrónicos y estos, por cualquier circunstancia, no funcionan. Pero luego tampoco tenemos respuesta “al otro lado”, al menos no inmediata. Un servicio electrónico necesita un servicio de atención inmediato, porque de otro modo se va a perder la fidelidad de la ciudadanía hacia esta modalidad de servicio.

Nos remitimos a un caso concreto, vivido en el mismo ámbito de nuestra asociación: érase una vez un ciudadano que pretendía utilizar la administración electrónica y está no le funcionaba. El intento se hizo en varios días y en franjas horarias distintas Al final, decide mandar un correo electrónico al buzón de sugerencias de este organismo.

La respuesta a ese correo tardó casi un mes en recibirse, y ésta no tenía desperdicio ya que venía a decir que el problema está en el navegador utilizado porque esa sede electrónica sólo funcionaba con un tipo concreto de navegador.

No pretendemos pecar de puristas sobre el navegador a utilizar, por mucho que la ley hable de independencia tecnológica, pero un mes para esta respuesta dice a las claras la falta de confianza y atención de la administración en el canal electrónico.

Nuestras administraciones públicas se han gastado cantidades ingentes de dinero en poner en marcha la administración electrónica, pero al final qué uso se hace de ésta, se está apostando de verdad o sólo de escaparate, que implicación tienen los responsables de la administración en este canal.

eCivis pretende, desde la vigilancia activa de la sociedad, potenciar el funcionamiento del mundo digital en nuestras administraciones, y a su vez trasladarlo al resto de la sociedad productiva, con transparencia y participación.

Si nuestras corporaciones locales están convencidas de lo que representa la administración electrónica, por qué no dar a la ciudadanía la oportunidad de expresar su opinión, y contribuir a su buen funcionamiento reportando al ayuntamiento los resultados de las pruebas de esos servicios.

Bilbao y facturación electrónica

El Ayuntamiento de Bilbao ha puesto en marcha una plataforma de facturación electrónica que tiene por objeto agilizar los procesos de pago y simplificar el proceso administrativo asociado.

Desde eCivis no podemos menos que felicitar a las personas impulsoras por una iniciativa que pese a no ser novedosa, proporciona a las empresas una serie de accesos y utilidades que sin duda facilitan el uso de tal inversión.

Esta amplitud de miras es la que se echa en falta en otras administraciones, empecinadas en la cuadratura del círculo a la hora de poner en marcha infraestructuras tecnológicas exquisitas, sí, pero de difícil uso, habida cuenta del alcance de implantación de utilidades imprescindibles para ello como puede ser por ejemplo, el certificado electrónico y más aún, su uso efectivo por la ciudadanía.

Habrá que ver ahora el aprovechamiento que se hace de esta plataforma por parte de las empresas, y la labor que haga el ayuntamiento para impulsar de alguna forma su uso.

Desde eCivis, enhorabuena!.

Compras de Navidad y la cosa pública

Según el Observatorio Español de Internet (OEI), durante las fiestas navideñas gastaremos más de 100 millones de euros en compras on line. Son muchas las personas que optan por este canal de compra, no sólo por el ahorro de tiempo, sino también por el abaratamiento de precios.

No cabe duda que vivimos en un mundo que se mueve muy deprisa, y facilitar la vida de quienes viven en él siempre es mirado con muy buenos ojos. En su día, la compra on line se veía como algo extraño, de freakies más bien. Pero poco a poco se ha ido extendiendo y hoy es algo completamente normal y al uso. Sin contar con las ventajas adicionales como son la comparativa de compras, las opiniones de otras personas usuarias y/o compradoras…

Si trasladamos esto al mundo de la cosa pública, no hace falta ser un lince para percibir que también puede ser interés. Porque si no tenemos tiempo para salir a comprar los regalos de Navidad, siempre a última hora, menos aún para pedir un certificado de empadronamiento, o para pagar una multa, en esos horarios administrativos, tan flexibles para la ciudadanía (percíbase la ironía…).

Cierto es que no todas las personas tienen acceso al mundo Internet, pero 100 millones de euros son muchos millones de euros como para no perfeccionar el sistema, como para que no resulte interesante para una empresa el disponer de su plataforma de compraventa on line, si es que se lo puede permitir.

¿No resulta interesante también para los Ayuntamientos, el contar con una plataforma verdaderamente abierta, eficaz y colaborativa con la ciudadanía, que permita interaccionar en la prestación y percepción de los servicios públicos, contribuyendo a su mejora continua?

Riesgos y buenas prácticas en la autenticación online

Recientemente, el Inteco (Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación), ha  publicado la Guía de riesgos y buenas prácticas en la autenticación online”, donde una vez más, intenta aleccionar a las personas usuarias de Internet, sean empresas o particulares, sobre un uso idóneo de los sistemas de autenticación e identificación en la red.

Sin duda la seguridad es una cuestión importante, que condiciona muchas veces un uso más generalizado de los servicios que ya se ponen a nuestra disposición en Internet. Otra cuestión, que a nuestro juicio también es un condicionante de peso,  es la complejidad de los sistemas de autenticación. No están al alcance de cualquiera y, muchas veces,  requieren arduos esfuerzos no siempre recompensados con el resultado que se alcanza.

El Inteco hace hincapié en cuestiones ya conocida. Entre ellas, recomendaciones para la seguridad de las contraseñas. Tal vez, no estaría de más que hubiera aportado ídeas para agilizar y generalizar el uso del DNI electrónico y otros certificados de identificación, máxime cuando se indica que el 40% de las empresas utiliza la firma electrónica en su actividad diaria, o que el 20% de internautas hace uso del DNI electrónico.

E-civis quiere y desea que la administración electrónica sea una realidad “tangible” entre nuestra ciudadanía, y no simplemente un escaparate que satisface las exigencias de un programa político concreto. Es imprescindible sensibilizar a nuestras vecinas y vecinos en el buen uso de las herramientas de autenticación, sacando a la luz habilidades nuevas y necesarias en esta sociedad de la  información.

La interoperabilidad, un reto con muchos frentes.

El espacio único europeo ha trascendido lo físico para llegar a lo electrónico. Nos movemos de un país a otro, para trabajar, para estudiar… sin problema. Pero, ¿qué sucede cuando se trata de “viajar” por la red? ¿Se nos reconoce en otros países, con nuestras tarjetas electrónicas de identidad?

Esta cuestión, que a priori puede considerarse como una cuestión exclusiva del ámbito europeo, no resulta baladí, puesto que ya en la piel de toro nos encontramos con la sinrazón de un sinfín de sistemas electrónicos de identificación, puestos en marcha al albur de estrategias diversas de innovación tecnológica por parte de las Administraciones. Ello lleva a que interoperar de una comunidad autónoma a otra pueda no ser tan sencillo en algunas ocasiones. Y esto se extiende, para más inri, también al ámbito privado, donde no existe homogeneidad ninguna con respecto a los sistemas de identificación del sector público.

Por tanto, ante la disponibilidad de servicios electrónicos, la ciudadanía se encuentra en una situación esquizofrénica, en la necesidad de disponer de diferentes sistemas de identificación para poder acceder a uno u otro servicio.

Parece claro que esta no es la situación idónea. Si queremos impulsar los servicios electrónicos, públicos o privados, es evidente que no se puede complicar la vida del ciudadano o de la ciudadana de a pie, que bastante complicada la tiene ya con la que está cayendo. Tiene que ser suficiente con una sola tarjeta de identificación.

En este sentido, ya se está trabajando en el ámbito de la Unión Europea para proyectar ese espacio único europeo a la red, de manera que una persona originaria de Bilbao, por poner un ejemplo, que reside en Alemania y trabaja en Bélgica, pueda consultar on line su vida laboral en la Administración belga con su tarjeta de identidad electrónica emitida en España, sin ningún problema y con todas las garantías.

Algo similar debe trabajarse en el contexto del Estado Español, por las mismas razones que las apuntadas para un contexto paneuropeo. No parece sin embargo, cosa sencilla, en vista de las circunstancias, que parece no nos deja ver más allá del tijeretazo y el encorsetamiento del miedo por los datos negativos, que anquilosa cualquier intento innovador. Y esto no es cosa buena, puesto que el efecto multiplicador de los resultados puede ser desastroso para llegar a soluciones de identificación y autenticación trasnsfronterizas.

La situación vigente es la idónea para abordar este reto. Porque es positiva para la ciudadanía. Porque simplifica la interacción de las ciudadanas y los ciudadanos con administraciones y empresas. Porque es una de las palancas para el cambio de modelo social y económico.

Este reto está en las administraciones públicas, y en particular en las de ámbito local, esto es, en los ayuntamientos, más cercanos a la ciudadanía. A ellos corresponde reaccionar ante este orden de cosas, para ponerse en la primera línea de salida y ser capaces de ofrecer a su ciudadanía y a sus empresas alternativas reales de comunicación, movilidad y así, de crecimiento.

Un nuevo reto necesario para nuestros ayuntamientos

En este país, a diferencia del mundo anglosajón, rara vez se aprovecha la inversión y esfuerzos de lo público para estimular el sector privado. La eID (identidad electrónica) a nivel de la UE, en breve será una realidad http://www.eid-stork2.eu/, proporcionará una plataforma para las relaciones comerciales seguras en todo el mercado europeo con posibilidades interesantes para el sector privado.

El Parlamento Europeo lleva tiempo recomendando y orientando a los países miembros sobre la necesidad de aprovechar la arquitectura digital de la administración electrónica para utilizarla como motor de cambio del modelo económico actual. El pasado verano, este organismo emitió la propuesta del reglamento para cimentar las bases de una identificación electrónica que facilitara las transacciones en el mercado de la unión http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2012:0238:FIN:ES:PDF.

Hasta que esto llegue será necesario ir entrenándose. España en su conjunto tiene un posicionamiento de exposición de servicios digitales superior a la media de Europea, y su uso comienza a avanzar (http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_000022019.pdf) , pero ¿cómo se está ayudando/fomentando desde los organismos cercanos a la ciudadanía  para facilitar este cambio de modelo.

La cuestión está en saber si nuestros ayuntamientos están dispuestos a afrontar el reto de saber si sus servicios digitales entran dentro de estas estimaciones del INE.

eCivis aporta una metodología y un esquema de trabajo orientado a ello.

Os esperamos.

¿Disponibilidad o utilidad?

El pasado verano, diferentes administraciones públicas del Estado resultaron galardonada por Naciones Unidas en el marco de la convocatoria 22012-United Nations Public Service Awards”. En concreto, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, el Departamento de Vivienda, Obras Públicas y Transportes de Gobierno Vasco, la Diputación de Barcelona y el Ayuntamiento de Bilbao. Para más información, pulsa aquí.

Hay que destacar el reconocimiento internacional a los esfuerzos por impulsar la administración electrónica con el fin de dotar a la ciudadanía de unos servicios públicos electrónicos. Este reconocimiento no es nuevo, puesto que con anterioridad, la Unión Europea ya había ensalzado el alto grado de disponibilidad de los servicios públicos electrónicos del Estado, y no sólo en el ámbito de la administración central.

Dicho esto, nos encontramos sin embargo con la paradoja de que la ciudadanía del Estado queda a la cola europea en lo que se refiere al acceso electrónico a tales servicios. ¿Por qué? Tenemos un amplio escaparate de servicios públicos electrónicos, pero no los utilizamos. Y la importante inversión de recursos realizada por nuestras administraciones queda en desuso y sin rentabilizarse.

Ante esta situación caben muchas preguntas:

  • ¿Está realmente preparada nuestra ciudadanía para estos nuevos sistemas?
  • ¿Estos servicios electrónicos funcionan realmente, o por el contrario son meros escaparates sin atención real en el backoffice?
  • ¿Son realmente útiles o hacen aún más farragosa la relación de la ciudadanía con la administración?
  • ¿La organización interna de nuestras administraciones está preparada para este nuevo esquema de relación?
  • Y la ciudadanía, ¿está preparada? ¿confía en este nuevo sistema?

Una reflexión más pausada daría lugar a más preguntas, y a buen seguro a sus respuestas. Pero lo que queda claro es que no podemos dejar pasar esta oportunidad, sobre todo en esta coyuntura que nos ha tocado. Y máxime cuando la Unión Europea pretende utilizar la administración electrónica como tractor de un nuevo mercado digital que sea competitivo, y que permita dar lugar a un nuevo modelo de relación más dinámico en el entramado productivo europeo.

Tendrán que ser las mismas administraciones las que pongan en valor estos servicios públicos, contando para ello con la participación y empuje de la ciudadanía. En esta labor, las administraciones locales tienen un importante papel que desempeñar.

A ver cómo lo hacemos…