¿Puede servir la administración electrónica para…?

A principios del mes pasado leímos una noticia (una más), sobre usurpación de dinero público.

Aparentemente nada nuevo a lo ya tristemente estamos acostumbrados. Cómo es posible, hoy en día, que unos pillos dejen un pufo a la administración de más de 30M€ utilizando sellos de caucho, clichés, plantillas, ….. para falsificar los documentos que justifican estar al corriente del pago con la seguridad social. Pues parece ser que sí.

En esto hay dos posibilidades:

1/ Que la seguridad social, organismo competente, emite estos certificados sin CodigoVerificacion; y así los sellos y plantillas dan valor a algo que fácilmente se puede apañar.

Teniendo en cuenta que la vida laboral se puede obtener con nuestro certificado electrónico. Devuelve un pdf que no está firmado, y tampoco tiene un CV-url donde corroborar el documento. No sería de extrañar que esos certificados no tuvieran ninguna referencia digital que permitiese cotejar la validez-origen del documento.

2/ Pero si tienen CV, estaríamos ante un escenario más triste donde las administraciones que reclaman estos justificantes, cuando disponen de ellos, no son capaces de comprobar estos certificados.

Tanto en el primer caso como en el segundo, nos encontramos ante un escenario de debilidad operativa de la administación donde un correcto uso de la administración electrónica pudiera acabar con estos pillos. Y en este caso, no se puede echar la culpa al pobre ciudadano incapaz de manejarse con el certificado electrónico.

Entonces: ¿Para qué sirve la Administración Electrónica?. Es obvio que es más que una nueva tecnología para que cuatro frikis se entretengan, y puede ser de gran ayuda para vertebrar el funcionamiento de una sociedad bajo el paraguas del juego limpio. De lo que tan necesitamos estamos.

La administración electrónica es cosa de DOS (y IV) – Combinar tradición, modernidad y utilidad

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Ya hemos comentado los puntos débiles de la ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA, las costumbres de la gente en este área y nos queda por ver que hay aprovechable para tejer una relación electrónica sobre una base conocida, cómoda y con vocación de uso. A riesgo que alguna persona nos afee nuestra debilidad por el servicio Valide, tenemos que decir que no trabajamos ahí, ni hemos trabajado antes, ni tenemos ninguna relación con ellos, es más, ni siquiera sabemos quién da este servicio. Simplemente somos usuarios de sus servicios por su sencillez y por su coste (free).

Si hasta ahora los formularios se rellenaban en la mesa, por qué es necesario rellenar estos en línea, por qué no se puede crear un PDF, igual a las actuales solicitudes con campos rellenables para que las personas escriban desde una herramienta de escrito (ie: Adobe) los datos de la solicitud. Y lo más importante puedan comprobar y revisar, cuantas veces quieran lo que han escrito. Además, bien en el propio pdf, o en otro, se podrían aclarar los contenidos más problemáticos y así facilitar su comprensión y el contenido de la información (estos pdfs rellenables luego permiten recuperar, mediante software, la información introducida en ellos).

Cuando ya tenemos la solicitud correctamente rellena, ya solo nos queda su firma, o firmas. Es aquí cuando aparece la joya de la corona, Valide del 060.es. Este servicio ya lleva unos años funcionando y por tanto el proceso de consolidación, que todo software requiere, ya está superado. El cliente firma de Valide es un software que no necesita ni siquiera instalación. Es un fichero jar libre (clienteFirma.jar) que se descarga de la red ( https://valide.redsara.es/valide/downloadClienteFirma.html), se hace doble click sobre él y ya estamos dentro la aplicación. Más sencillo imposible. Si se le puede poner un pero es por la multitud de opciones que tiene para la firma, algo que se soluciona incorporando un nuevo perfil de ciudadano normal, además de los dos ya existentes: general y avanzado, con las opciones y formatos más aconsejables y así evitar confusiones con tanta posibilidad, o elaborando una pequeña guía de uso por el organismo de la tramitación correspondiente.

Además, ya se dispone de un portal (http://firmAElectronica.gob.es/) con todas las explicaciones, video incluidos, sobre los conceptos de la firma electrónica; y lo más importante, existe un centro de soporte consolidado con mucha experiencia donde te aclaran todo lo necesario. Otro servicio consolidado es el SAC de la FNMT con canal telefónico incluido.

Este cliente de firma permite firmar un documento por más de una persona y en momentos temporales diferentes. Esto es importante porque hay procedimientos administrativos que requieren la firma de ambos miembros de la pareja, o de todos los solicitantes, y en estos casos los actuales trámites administrativos online hacen agua.

Una vez cumplimentada y firmada la solicitud solo queda recopilar la documentación adjunta que se requiera. Pese a la interoperabilidad (dónde esta…), se siguen pidiendo documentos, y si queremos presentarlos en formato electrónico, no quedará otra que escanearlos. Después, la ordenamos en nuestra carpeta electrónica, y hacemos entrega de todo en la sede electrónica que corresponda.

La entrega puede ser con identificación electrónica, o sin ella, porque lo importante es que los documentos electrónicos que se van a entregar están firmados electrónicamente por la/s persona/s que corresponda. El formulario web debiera ser muy sencillo y ligero. Y al final el sistema tendrá que devolver un justificante de la entrega (acuse de recibo) indicando los documentos adjuntados y firmado por la administración con el ID de la transacción electrónica.

Es decir, el esfuerzo se orienta a rellenar correctamente la solicitud, a firmarlo por quién corresponda, y a conseguir los documentos que se requieren. Dejando el proceso de la entrega como algo importante pero residual, tal y como ocurre hoy en día en el canal presencial.

Así, las actividades habituales que se hacían antes se siguen haciendo, utilizamos la tecnología en unos ámbitos de comodidad y seguridad para el ciudadano, sin olvidar la simplificación de los sistemas online para el ciudadano. Y lo más importante, desterrando miedos para crear cultura y hábito en el uso de la firma electrónica. Además, la información que llegue en los pdfs rellenables de las solicitudes podrá ser recuperada por las aplicaciones internas de la administración.

Las mejoras en las relaciones sociales, porque en este caso se puede hablar de la sociedad en su conjunto, tienen que pivotar sobre modelos o prácticas consolidadas a lo largo de los años, e incorporar la tecnología en aquellos que fortalecen el modelo y resuelven problemas, porque un cambio radical del modelo requiere largos periodos de tiempo, con sus sacrificios, para su consolidación.

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La administración electrónica es cosa de DOS (III) – Otro enfoque es posible, y además necesario

Probablemente, en los años de la abundancia, no tan lejanos, nos animamos a crear soluciones informáticas completas, (y complejas), para dar cobertura al modelo de Administración Electrónica que se nos presentaba. Estos enfoques han creado escuela y hábitos en el diseño de estas soluciones, que serán difíciles de eliminar, como suele pasar con los hábitos.

Estos hábitos tienen relación con lo conocido históricamente de las aplicaciones de gestión. Sin olvidar, la cantinela que se escuchaba dentro de las administraciones sobre que los técnicos de la administración ya no tendrían que hacer nada, porque la ingente labor de registro de información ya no sería necesaria y las comprobaciones se iban a hacer también automáticamente. Pues bien, los hábitos del diseño y la orientación de la automatización total nos ha llevado a exigir unos formularios perfectamente rellenos, e incluso con nuevos contenidos que hasta ahora no había, y un incremento en la seguridad sobre quién entrega la información, algo que no se exige en el ámbito presencial (es normal ver a un mensajero, casco incluido, entregando documentos/solicitudes en los mostradores de los registros de entrada de las administraciones).

Por un momento, debiéramos recordar la esencia de la tramitación administrativa, sin componente electrónico, y su norma. Si hay algo fundamental en el derecho administrativo es el documento administrativo, sustento de toda actuación. Obviamente este documento tiene que estar firmado por la persona u órgano correspondiente. Hasta aquí nada nuevo; pero al trasladar estas exigencias al mundo electrónico, nos encontramos en casi todos los casos con que se exige rellenar la solicitud de forma on-line, incluidas validaciones ad Administración Electrónicaternum, adjuntar documentos electrónicos como justificantes, y firmar on-line dicha solicitud; y cuando se alinean todos los astros el sistema devuelve el acuse de recibo de esa entrega.

Hacer una solicitud al modo tradicional es algo más que conocido por la ciudadanía. No hay temor a acudir para ello a la administración, es más, hay una costumbre que roza ya la osadía. Ahí el quiz de la cuestión. Existe hábito, costumbre. Y el temor a cuestiones relacionadas con la seguridad, etc., quedan en un segundo plano. Porque hay confianza.

En un momento en que las herramientas para prestar servicios públicos electrónicos de calidad ya están en marcha y entendemos que rodadas y maduras, es importante solventar los escollos normativos que pueden hacer que esa forma de tramitar quede en un segundo plano. Precisamente porque al ser conocido el modo tradicional, y no esforzarse en generar un hábito entre la ciudadanía (no a título general, pero sí en bastantes casos), no termina de cobrar protagonismo.

La administración electrónica es cosa de DOS (II) – Por qué hemos llegado aquí

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¿Por qué los servicios públicos electrónicos expuestos a la ciudadanía tienen tan poco uso?

Más allá de los primeros momentos tecnológicos del DNIe, estos ya superados, pensamos que hay tres causas esenciales:

1. Los formularios a rellenar han sido diseñados y orientados por los puristas del dato.

Estas pantallas han sido definidas a la tradicional usanza de las aplicaciones de gestión, donde la pureza del dato (validaciones y más validaciones) es toda una marca de calidad de la información. Y esto, sin mencionar las codificaciones y clasificaciones de difícil comprensión hasta para aquellos que conocen el negocio.

Con ello se ha conseguido que conseguir un formulario con los datos exquisitamente informados se convierte en un proceloso camino que no quisiera Ulises, entre validación y validación, vuelta a empezar por errores, y hastío inconmensurable para el común de los ciudadanos, a la sazón la mayoría de todos nosotros. Que buscamos con estos servicios seguridad, sí, pero agilidad e inmediatez. Porque nuestro tiempo también vale lo suyo.

En definitiva, el diseño y comportamiento de estos formularios han sido, y siguen siendo, uno de los principales motivos que ha echado para atrás su uso.

2. El proceso de firma, con la descarga del applet, delays, permisos y demás zarandajas.

Sin olvidar que generalmente se rellena una o varias pantallas, y se firman esos datos, pero al sujeto no le queda ninguna constancia de lo que ha firmado. Solo se le entrega un acuse de recibo, y en el mejor de los casos una mención de los documentos entregados, pero el contenido de su solicitud, que es lo qué ha firmado, no se entrega.

Este proceso es uno de los más delicados y causa de la mayoría de los problemas de la tramitación electrónica. Y si lo combinamos con el asunto anterior de las validaciones, al final cuando no recibes el acuse de recibo no sabes cual ha sido el problema.

3. El método de medición del grado de disponibilidad electrónica de los servicios públicos, propuesto por la UE, no ha ayudado mucho a la hora de encauzar el camino hacia la Readministración Electrónica.

En concreto, cuando para llegar al nivel3-Bidireccional se pide que el ciudadano pueda, desde la web del organismo, iniciar online el procedimiento -rellenar el formulario- y luego personarse físicamente. Así se ha interpretado que, para llegar al nivel 4 y último de esta medición -todo electrónico-, es necesario haber superado el nivel 3 y disponer del formulario on-line. Por ello, pensamos, que el servicio de cumplimentación de formulario online se ha entendido paso necesario sin analizar otras posibilidades.

A estas conclusiones no se ha llegado por un análisis empírico -ya nos gustaría- sino por experiencias propias y ajenas de diferentes servicios en entidades públicas expuestos en la red. Por ello nos parece acertada, y hasta necesaria, que las administraciones hagan un análisis riguroso del comportamiento del usuario en su portal, si es que de verdad se quiere atinar mejor. Probablemente, las herramientas utilizadas en el marketing digital puedan dar respuesta.

Photo credit: Profound Whatever / Foter / CC BY-NC-SA

La administración electrónica es cosa de dos, y a uno no se le tiene en cuenta… ¿O sí? (I)

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El pasado año dejamos reflejo en este blog de la acertada reflexión de un miembro de la administración vasca, a la sazón Iñaki Ortiz, cuando se le preguntaba por el futuro de la Administración Electrónica. En concreto decía:

La administración del futuro será electrónica o no será administración.

Lo cierto es que el tiempo pasa y aunque se hacen muchas cosas, la ciudadanía no termina de verlas, o de usarlas, que para el caso es lo mismo. Hay que decir alto y claro a las administraciones (grandes y pequeñas) que la ciudadanía debe y tiene que ser agente activo en este proceso, ya que de lo contrario, no habrá administración.

La Administración Electrónica no puede quedarse en una alquimia que utilizan las administraciones de puertas adentro y que la ciudadanía usa “cuando se alinean todos los astros”. Aquí, como en otras cosas, está en juego el tipo de sociedad que queremos ser y como queremos funcionar: con la primera, o con la quinta marcha.

Los servicios expuestos a la sociedad necesitan de un nuevo enfoque, reflexionar sobre lo qué hay y lo qué se ha hecho, para replantearse el por qué son tan poco atrayentes, tan poco utilizados, por la sociedad en general. En ningún momento, pensamos que se tenga que inventar nada más -ya se ha inventado bastante- sino en dar vida/uso a lo bueno existente y olvidarnos de lo inútil. Y, sobre todo, estrujarse la sesera en plantear soluciones sencillas, comprensibles y aprovechar así para crear rutina en la forma de operar en la red con la administración.

Esta es nuestra propuesta. En nuevos post plantearemos el por qué hemos llegado aquí, y que otro rumbo pudiera ser más aconsejable.

TestSEP: una colaboración para promover el buen uso de los medios electrónicos

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Como ya sabéis, eCivis nació para fomentar el buen uso de los servicios electrónicos, colaborando con las administraciones públicas para asegurar una penetración óptima de los mismos, garantizando por tanto que realmente se utilicen y no caigan en saco roto.

En este sentido, desde finales de verano de 2013 hemos trabajado en el proyecto que hemos denominado TestSEP, una colaboración abierta con la Subdelegación de Gobierno en Bizkaia de la que estamos aprendiendo, cumpliendo nuestro objetivo social y disfrutando con una forma distinta de entender la cosa pública a la que estábamos acostumbrados hasta ahora.

El objetivo del proyecto eCivis-TestSEP es, desde la fases iniciales, testear e impulsar el trámite telemático de la Solicitud de Espectáculos Pirotécnicos en la provincia de Bizkaia. Para ello se basa en acercar a la ciudadanía los nuevos canales electrónicos de la administración, velando porque funcionen y den los servicios que se espera de ellos. El proyecto consta de tres fases principales:

  1. Definición de una metodología guía para el testeo de servicios electrónicos en el ámbito de la teletramitación por parte de la ciudadanía. Identificándose a los socios y colabores de eCivis como tal ciudadanía.

  2. Contactar con los servicios interesadas en esta iniciativa, así como con los administraciones u organismos públicos.

  3. Realización, materialización y acompañamiento en el impulso de los servicios electrónicos.

Os iremos informando puntualmente de los resultados que se vayan alcanzando. Y, en tal sentido, vuestras aportaciones y sugerencias sobre cómo se podrían mejorar los servicios públicos electrónicos nos serán de gran valor.

¡¡Os esperamos!!

¡Feliz navidad!!

Como es habitual en estas fechas, aprovechamos este foro para desear a todas las personas que nos siguen una feliz Navidad, así como un año 2014 repleto de nuevos e ilusionantes proyectos.

Desde el punto de vista de la administración electrónica y la participación ciudadana en la cosa pública, queda aún mucho por hacer, y en un entorno donde el recorte y la austeridad se ha hecho buen y cómodo hueco, intuimos que no será fácil abordar los proyectos con el compromiso que al menos antes se intuía sobre el papel.

En cualquier casi, eCivis reitera su compromiso, desde su condicion de agrupación ciudadana, por la colaboración público-privada a fin de llevar a buen puerto todos los proyectos de implementacion de servicios electrónicos, de participación ciudadana, de calado en suma de la administración electrónica en la sociedad.

Es mucho lo que queda por hacer:

  1. Mejorar los servicios de interoperabilidad y su uso efectivo interadministraciones.
  2. Profundizar de manera decidida en un avance en la administración electrónica, en cumplimiento de la normativa vigente.
  3. Quitar miedos en la sociedad y sensibilizar de manera innovadora por un uso de los servicios electrónicos, con hincapié en sectores y profesionales tractores.
  4. impulsar la presencia organizada de las administraciones públicas en los medios sociales, como canal de interacción y participación ciudadana.
  5. seguir trabajando en el impulso de las herramientas y soluciones tecnológicas más idóneas para contribuir a hacer esto posible.

Se podrían añadir muchos otros temas a esta lista. Nos gustaría compartirlos contigo en nuestros espacios en linkedin y Facebook. Mientras tanto, a disfrutar del turrón.

¿Conocen las AA.PP sus obligaciones con la Administración Electrónica?

La Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, hizo propio el dicho aquel que dice “hecha la ley, hecha la trampa”. Y es que las administraciones autonómicas y locales encontraron en su articulado el colchón perfecto para escaquearse de las obligaciones que esta Ley imponía a los organismos públicos:

“ …los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente ley podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias”

Han pasado los años, y como bien ha comentado últimamente Alberto Ortiz de Zárate, se han gastado millones de euros en implementar la e-administración, y los resultados están siendo muy poco alentadores.

Aún y todo, la Ley de Economía Sostenible añadió un nuevo punto, el 5, a la disposición final tercera de la Ley 11/2007, señalando que las Comunidades Autónomas y las Entidades integradas en la Administración Local en las que no puedan ser ejercidos a partir del 31 de diciembre de 2009 los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente Ley, en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia, deberán aprobar y hacer públicos los programas y calendarios de trabajo precisos para ello, atendiendo a las respectivas previsiones presupuestarias, con mención particularizada de las fases en las que los diversos derechos serán exigibles por los ciudadanos..

La realidad es que, a septiembre del 2013, todavía hay administraciones, y no pequeñas, que no tienen montado ni el trámite electrónico genérico que tanto juego podría dar. ¿Puede ser tal vez porque el famoso punto 5 sigue haciendo mención a esa frase tan jugosa “previsiones presupuestarias”.

¿Hasta cuándo vamos a seguir con esta escasa altura de miras para no ser capaces de ser peronas innovadores también en la financiación pública, y arbitrar así mecanismos para lanzar de una vez por todas los servicios públicos electrónicos sin miedo a lo que hay al otro lado?

Alcance de la firma electrónica reconocida

La firma electrónica reconocida, o firma 3.3, sobre un documento electrónico es igualmente válida, incluso con un plus superior, que la tradicional e impertérrita firma manuscrita.

Así quedo contrastado en el debate arrancado por miembros de eCivis en el Grupo de ENATIC -“Asociación de Expertos Nacionales de la Abogacía TIC” en Linkedin, el pasado mes de mayo.

En este debate no solo hubo un importante número de intervenciones, sino que su profundidad y las referencias al mundo real no dejaron indiferentes a nadie. Recomendando su lectura, nos gustaría resaltar lo siguiente:

  •  Alrededor de la Administración Electrónica han aparecido varias figuras, algunas de las cuales resultan totalmente válidas para las relaciones civiles, es decir, sin administración pública de por medio. Su uso debe realizarse desde el sentido común, ya que si bien es cierto que sigue generando cierto rubor el pulsar el botón sin saber a dónde va nuestra conformidad a tal o cual cosa, “no por tener muchas cosas hay que usar/exigir muchas otras”. Con ello se quería apuntar el hecho de que, en ocasiones, en el mundo electrónico se exigen añadidos a la firma que más que aclarar, lo que hacen es generar más confusión y, a la sazón, más temor y distanciamiento del usuario hacia esas soluciones.
  •  Una firma electrónica sobre un documento no es otra cosa que eso: una firma en éste. Por tanto, ese documento electrónico, junto a la firma/s electrónica/s asociadas a él, tendrán el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, y de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.

Es decir, igual que si ese documento hubiese sido firmado de forma manuscrita.

  •  Los certificados electrónicos de persona jurídica quedan en una parcela con muchas preguntas aún por resolver. Pero en este caso pensamos que la solución que se adopte debe ir ligada a la observación y comprensión de cómo actúa la persona física en representación de una entidad.

En suma, un interesantísimo debate cuya lectura os recomendamos. Agradecer a todas las personas que participaron en el mismo, por las reflexiones aportadas.

Ideas para lanzar el DNI electrónico

Si algo caracteriza al ser humano es la CURIOSIDAD, algo innato a su ser. Entonces Sres. de la Admon, Presidente del Gobierno a la cabeza, ingeniemos un sistema donde la ciudadanía de este país pueda conocer los ingresos y patrimonio de sus dirigentes. Asi pues, curiosidad satisfecha; pero sobretodo, debe ser un acto de responsabilidad política y de justicia ciudadana.

La clase política italiana tiene que hacer públicos estos datos antes del 28 de julio. Aprovechemos estos brotes de transparencia que, más pronto que tarde, llegarán a este país; y démosle un empuje al uso de nuestro certificado digital generalizado (DNI electrónico). La excusa sería muy sencilla: solamente las y los ciudadanos españoles tienen derecho a conocer los datos de sus dirigentes.

Desde eCivis estamos convencidos que estas ideas, y otras similares, son más atractivas que seguir construyendo más tecnicismos en las sedes electrónicas de las administraciones, lo que afianzaría el uso de estos certificados electrónicos.